Trinkgeld richtig buchen – wie die Extrazahlung 2024 als Betriebsausgabe anerkannt wird

Trinkgeldzahlungen sind in vielen Branchen üblich und fordern Finanzbuchhalter bei der korrekten buchhalterischen Abwicklung heraus: Belege über diese Zahlungen sind oft nicht vorhanden, die Beträge überschaubar und die Kontenrahmen bieten keine speziellen Buchungskonten.

Wie ist Trinkgeld in der Buchhaltung zu behandeln und welche steuerlichen Besonderheiten sind zu beachten, damit die Extrazahlung als Betriebsausgabe anerkannt wird? Der folgende Blog-Beitrag liefert Antworten für gezahlte oder erhaltene Trinkgeldleistungen.

Trinkgeld: Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben sind per steuerlicher Definition (§ 4 Abs. 4 EStG) Aufwendungen, die „durch den Betrieb veranlasst„ sind. Demnach muss ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen den Aufwendungen (Kosten) und dem buchführenden Unternehmen (Betrieb) bestehen.

Tätigt der Arbeitgeber eine Ausgabe für sich privat (z. B. Kaffeepads für die heimische Kaffeemaschine), besteht dieser Zusammenhang nicht. Tätigt der Arbeitgeber hingegen eine solche für den Betrieb (z. B. Kauf von Kopierpapier für den Büro-Drucker), liegt eine gewinnmindernde Betriebsausgabe vor.

Dieser Grundsatz gilt uneingeschränkt auch für gezahltes Trinkgeld. Eine zusätzliche Voraussetzung zur Anerkennung lautet: Die Trinkgeldzahlung für eine erbrachte Dienstleistung (denkbar auch für Lieferungen) erfolgt als freiwillige, zusätzliche Honorierung, abweichend von der vertraglich vereinbarten Gegenleistung.

Ist gezahltes Trinkgeld durch den Betrieb veranlasst sowie freiwillig und zusätzlich gezahlt, ist es grundsätzlich als Betriebsausgabe abziehbar!

Während der Empfänger für eine vereinbarte Leistung eine ordnungsgemäße Rechnung erhält (andernfalls warten Probleme bezüglich steuerlicher Anerkennung und Vorsteuerabzug), wird das Zusatzentgelt in der Praxis meist ohne besondere Dokumentation an den Trinkgeldempfänger übergeben. Dies erschwert den notwendigen Nachweis der Aufwendungen für den Trinkgeldgeber.

Bewirtungskosten: Trinkgelder richtig behandeln

Typisch für gezahltes, betriebliches Trinkgeld sind entsprechende Aufrundungsbeträge bei Geschäftsessen. Das persönliche Zusatzentgelt für den Kellner in der Gastronomie gilt es neben der steuerlich korrekten Behandlung der Bewirtungskosten ebenfalls buchhalterisch richtig zu behandeln.

Der Tip bei Geschäftsessen ist grundsätzlich den Bewirtungskosten zuzuordnen, da explizit alle Aufwendungen zuzuordnen sind, die mit einer Bewirtung in Zusammenhang stehen. Auch wenn diese von untergeordneter Bedeutung sind – wie es in den allermeisten Trinkgeldzahlungen der Fall sein dürfte.

Dies hat zur Folge, dass nicht nur die Gastronomie-Kosten, sondern auch die Trinkgeldzahlung bei der Bewirtung, nur zu 70 % steuerlich absetzbar sind (vgl. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). 30% der Ausgaben (Bewirtungskosten) stellen steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben dar.

Trinkgeld: Umsatzsteuer und Vorsteuer

Eine weitere Besonderheit besteht hinsichtlich der Umsatzsteuer und der Vorsteuer. Zahlt der Gast ein freiwilliges Zusatzentgelt an den in der Gastronomie beschäftigten Kellner (Arbeitnehmer) für dessen Service, unterliegt dies nicht der Umsatzsteuer.

Es ist als separate steuerfreie Zahlung für den Kellner (Arbeitnehmer im Restaurant) zu betrachten. Demzufolge ist die finale, aufgerundete Gesamt-Zahlung aus der geschäftlichen Bewirtung aufzuteilen. Wie hat dies zu erfolgen? Sehen wir uns hierzu ein Beispiel an:

Beispiel

Der Unternehmer Bin Spendabel aus Deutschland lädt den Mitarbeiter seines Lieferanten Sell Youall zu einem Geschäftsessen ein. Unternehmer und externer Arbeitnehmer speisen ausführlich und erhalten zum Abschluss eine ordnungsgemäße Rechnung der Gastronomie in Höhe von brutto 119 €. Unternehmer Spendabel rundet auf 130 € auf und begleicht die Rechnung in bar.

Die Kosten für das Geschäftsessen sind beim Unternehmer wie folgt aufzuteilen:

Bedienungsgeld (Tip): 11 EUR
Nettobetrag Bewirtungskosten: 100 EUR
Umsatzsteuer/Vorsteuer: 19 EUR (19 Prozent vom Nettobetrag)
Bruttobetrag Bewirtungskosten: 119 EUR
Zahlbetrag: 130 EUR

Wie die Rechnung über die Aufwendungen für das Geschäftsessen zu verbuchen ist, erklärt anschaulich der Blog-Beitrag „Bewirtungskosten buchen: DATEV SKR 03 und SKR 04„. Wie die Trinkgeldzahlung zu verbuchen ist, verrät das nachfolgende Kapitel.

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Trinkgeld buchen (SKR 03/SKR 04)

Eigene Trinkgeld-Konten hat jeder Buchhaltungspraktiker schon mal vergeblich gesucht; die üblichen Standard-Kontenrahmen in Deutschland haben keine speziellen Konten für Trinkgeldzahlungen.

Da die Nebenleistung in engem Zusammenhang mit der Hauptleistung (Bewirtung) steht, sind die Konten für die Hauptleistung für die Verbuchung des Trinkgelds zu verwenden.

Im Falle von Bewirtungskosten sind es Konten 4650 (SKR 03) und 6640 (SKR 04) „Bewirtungskosten“ .

Für obigen Beispiel würde das buchhalterisch bedeuten:

Buchungssatz

SKR 03: 119,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Geschäftsessen
SKR 03: 11,00 EUR | Soll: 4650 | Haben: 1000 | Buchungstext: Tip Geschäftsessen

SKR 04: 119,00 EUR | Schlüssel: 90 | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Geschäftsessen
SKR 04: 11,00 EUR | Soll: 6640 | Haben: 1600 | Buchungstext: Tip Geschäftsessen

30 Prozent der Bewirtungskosten sind steuerlich nicht abziehbar und sind (ggfs. im Rahmen des Jahresabschlusses) auf nicht abziehbare Betriebsausgaben umzubuchen. 70 Prozent der Kosten sind bei der Steuer abziehbar. Details hierzu finden Sie im Blog-Beitrag „Bewirtung der Geschäftspartner: Steuerlich abzugsfähige Bewirtungskosten„.

Praxistipp

Es ist buchhalterisch richtig und systemseitig so vorgesehen, Trinkgeldzahlungen auf das Aufwandskonto der dazugehörigen Hauptleistung (z. B. Bewirtungskosten) zu buchen, siehe obiger Beispielsfall. Allerdings hat dies den Nachteil, dass dann vorsteuerabzugsberechtigte (Hauptleistung) und vorsteuerfreie Buchungen (Trinkgeld) auf dem Konto zusammen verbucht sind.

Buchen Sie nur die vorsteuerberechtigte Hauptleistung auf dem Aufwandskonto und das Trinkgeld auf einem anderen Konto, ist eine Abstimmung der Umsatzsteuer / Vorsteuer leichter durchzuführen.

Ich empfehle Ihnen daher, Trinkgeld auf einem separaten Konto zu verbuchen. Wenn Sie kein individuelles Konto (hätte den Vorteil, dass die geleisteten Trinkgeldaufwendungen des Geschäftsjahres auf einen Blick ersichtlich sind) einrichten möchten oder können, verwenden Sie beispielsweise das Aufwandskonto „sonstige betriebliche Aufwendungen“ (SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

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Beachten Sie aber: Wenn es sich um Bedienungsgeld (Tip) im Rahmen einer Bewirtung handelt, sind 30 % der Kosten (auch das Zusatzentgelt) als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu buchen.

Bewirtungsbeleg: Trinkgeld auf Rechnung ausweisen

Damit Trinkgeldzahlungen zuverlässig als Betriebsausgabe anerkannt wird, ist es vom Trinkgeldgeber nachzuweisen. Dies kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen:

• der Empfänger quittiert den Betrag auf dem Restaurantbeleg
• der Leistende erstellt einen Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) über den Betrag („Notlösung“, daher auch Notbeleg genannt)

Das Quittieren durch den Empfänger ist nur in der Theorie ein gangbarer Weg, auch wenn es das Finanzministerium als echte Option sieht. In der Praxis dürfte es die Ausnahme sein, dass der Empfänger (beschäftigter Arbeitnehmer) die Entgegennahme des Zusatzentgelts bestätigt oder gar auf dem Beleg separat ausweist. Zu sehr sind dabei in der Praxis Ängste verbunden, die Zugabe könnte steuerpflichtig werden; auch wenn dies in den Fällen von freiwilligen Trinkgeldzahlungen unbegründet ist.

Die Ausstellung eines Eigenbelegs kommt als „Notlösung“ auch in Frage, allerdings ist hier gründlich vorzugehen, denn die Finanzämter haben auf die Eigenbelege ein wachsames Auge. Worauf beim Ausstellen eines Eigenbelegs zu achten ist, verrate ich Ihnen im Blog-Beitrag „Eigenbeleg erstellen – ein praktischer Ratgeber für den Sonderbeleg in 2024„.

Hat der Finanzbeamte Zweifel an der Echtheit des Eigenbelegs, steht der Unternehmer in der Pflicht den Nachweis zu erbringen, dass der Beleg den Geschäftsvorfall wahrheitsgemäß darstellt.

Hinweis

Trinkgelder sind beim Empfänger in Deutschland grundsätzlich steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG). Voraussetzung ist, dass die Zahlungen

• im Rahmen einer Arbeitsleistung erfolgen,
• freiwillig dem Mitarbeiter übergeben wurden und
• zusätzlich zum Entgelt für die Arbeitsleistung erfolgten („on top“).

Die Höhe der Trinkgeldzahlung ist dabei grundsätzlich irrelevant, das Gesetz definiert keinen Höchstbetrag. Aber Achtung: Irgendwo sind natürlich auch Grenzen.

Das Finanzgericht Köln hat eine Trinkgeldzahlung in Höhe von 50.000 EUR an einen Prokuristen als Dank für die Vermittlung eines Unternehmensverkaufs als unzulässig eingestuft. Das „Trinkgeld“ übersteigt deutlich den Rahmen dessen, was nach dem allgemeinen Begriffsverständnis als Trinkgeldleistung im Sinne des Einkommensteuergesetzes verstanden werden kann.

Ist das Quittieren des gezahlten Trinkgeldes nicht möglich, besteht alternativ die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen und zu verwenden. Empfehlenswert ist dabei, so viele Informationen und Nachweise wie möglich in den Eigenbeleg aufzunehmen. Dies könnten sein:

• Bezug zur Hauptleistung
• Trinkgeldhöhe (Betrag)
• Grund für die Übergabe
• Name und ggfs. Anschrift des Empfängers
• Datum und Ort der Übergabe
• Unterzeichnung durch den Aussteller

Grundsätzlich gilt: je höher das gezahlte Zusatzentgelt, desto höher sollten die Anforderungen an die Dokumentation der Trinkgeldzahlung sein.

Erhaltenes Trinkgeld buchen

Ist nicht der angestellte Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber Empfänger eines freiwilligen Zusatzentgelts von seinen Kunden oder Gästen, so stellt dieser Betrag kein steuerfreies Trinkgeld dar. Vielmehr liegt eine steuerpflichtige Betriebseinnahme vor, die in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Zudem erhöht die Trinkgeldzahlung die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage, da nach dem Umsatzsteuergesetz alles zum Entgelt gehört, was der Empfänger der Leistung aufwendet, um die Leistung zu erhalten (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG) – also auch eine Trinkgeldzahlung.

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Da es hier keinen umsatzsteuerpflichtigen (Entgelt für die Leistung) und umsatzsteuerfreien Anteil (Trinkgeld) gibt, ist die Gesamtzahlung (inkl. Zusatzentgelt) auf dem entsprechenden Erlöskonto zu verbuchen; auch hier ein Praxis-Beispiel:

Beispiel

Der IT-Dienstleister G. Ehtnicht aus Deutschland repariert ein Notebook eines Kunden und stellt dafür vor Ort eine Rechnung in Höhe von 119 € inkl. Vorsteuer aus. Da der Kunde G. Ehtwieder mit der Leistung sehr zufrieden war, rundet er den Betrag auf 130 € auf.

Der Empfänger der Leistung wendet für die Dienstleistung (Notebook-Reparatur) 130 € auf; dieser Betrag stellt das umsatzsteuerliche Entgelt für den IT-Dienstleister G. Ehtnicht dar. Er hat somit Kosten in Höhe von 130 € in seiner Buchhaltung als Erlös zu verbuchen (109,24 € netto; 20,76 € Umsatzsteuer). Eine separate Buchung des Trinkgeldes ist daher nicht erforderlich.

Fassen wir die Trinkgeld-Konstellationen nochmals mittels eines Schaubilds zusammen:

Trinkgeld an Mitarbeiter steuerpflichtig?

Es sind Konstellationen möglich, bei denen Trinkgelder an Arbeitnehmer nicht steuerfrei sind; die Folge ist, dass sie vollumfänglich der Lohnsteuer zu unterwerfen sind. Die Steuerpflicht entsteht immer dann, wenn ein Rechtsanspruch auf die (Trinkgeld-) Zahlung besteht – auch wenn die Zahlung von einem Dritten geleitet wird. In der Praxis kommt das beispielsweise vor bei:

• festen Bedienungszuschläge in Gastronomie und Hotellerie
• Metergeld im Möbeltransportgewerbe
• spezielle Trinkgeldkasse in Spielbanken (Tranc)
• zugestecktes Spielgeld für Tänzerinnen in der Tabledance-Bar, das später in Bargeld getauscht werden kann

Eine Steuerpflicht des Trinkgeldes erfolgt auch, wenn der Bonus auf Grund einer betrieblichen oder gesetzlichen Regelung dem Arbeitgeber zu überlassen ist, beispielsweise bei einem (gesetzliche) Trinkgeldannahmeverbot. Ein kleines Schlupfloch gibt es aber: Wenn der Arbeitgeber als Treuhänder auftritt und die Trinkgelder nur für seine Angestellten aufbewahrt und später verteilt, bleibt es nach Ansicht des Bundesfinanzhofs bei der Steuerfreiheit.

Hinweis

Trinkgeldzahlungen des Arbeitgebers an seine Angestellten sind stets als steuerpflichtiger Arbeitslohn einzustufen.

Zusammenfassung

Betrieblich gezahltes Trinkgeld kann grundsätzlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass es einen Zusammenhang der Zahlung zum Betrieb gibt. Empfehlenswert ist es, das Extra-Entgelt (z. B. im Restaurant) entweder durch Quittieren des Empfängers oder Ausstellen eines Eigenbelegs (Bewirtungsbeleg) nachzuweisen.

Bei Trinkgeldern im Rahmen von geschäftlichen Bewirtungen gilt die Besonderheit, dass die freiwillige Zusatzzahlung an den Kellner (Mitarbeiter in der Gastronomie) zwar Betriebsausgabe ist, aber nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Daher sind die gesamten Kosten in umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerbefreite Bestandteile aufzuteilen.

Die üblichen Kontenrahmen bieten keine separaten Konten für Trinkgelder – es kann auf den jeweiligen Konten der Hauptleistung mit gebucht werden. Eine separate Verbuchung auf eigenen, individuellen Konten ist möglich – auch die getrennte Verbuchung auf „sonstige betriebliche Aufwendungen“.

Erhält ein Unternehmer ein Zusatzentgelt von seinen Kunden und Gästen, ist dieses nicht umsatzsteuer- und einkommensteuerbefreit, sondern muss als Zusatzentgelt (Einnahme) in der Buchführung des Unternehmens gebucht werden.

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Häufige Fragen (FAQ)

Wie bucht man Trinkgeld?

Trinkgeld wird in der Regel (ohne Vorsteuer) auf dem Konto gebucht, auf das die Hauptleistung (für die das Trinkgeld gegeben wurde) gehört. Es ist aber auch möglich, eigene individuelle Konten anzulegen oder das Zusatzentgelt auf „sonstige betriebliche Aufwendungen“ (SKR 03: 4900; SKR 04: 6300) zu buchen.

Sind Trinkgelder voll abzugsfähig?

Betriebliche Trinkgeldzahlungen ist abzugsfähig, wenn es „durch den Betrieb veranlasst ist“. Es muss also ein Zusammenhang zwischen Trinkgeld und buchführendem Betrieb bestehen. Dies ist nicht erfüllt im Fall von Trinkgeldern bei der privaten Familienfamilien, bei Trinkgeld im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung im Restaurant hingegen schon.

Bis wann sind Trinkgelder steuerfrei?

Es gibt grundsätzlich keine Obergrenze für die Steuerfreiheit von erhaltenen Trinkgeldern in Deutschland. Wichtig ist, dass das Zusatzentgelt im Rahmen einer Arbeitsleistung gegeben wird, freiwillig und zusätzlich zum Entgelt für die Arbeitsleistung erfolgt („on top“). Je höher das Zusatzentgelt (gesehen in Prozent zur Hauptleistung), desto besser sollte die Dokumentation sein.

Sind Trinkgelder Einnahmen?

Erhält ein Unternehmer/Arbeitgeber Trinkgeldzahlungen, sind diese nicht steuerfrei bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer. Vielmehr stellen die Zusatzzahlungen steuerpflichtige Betriebseinnahmen dar, die in der Buchhaltung erfasst werden müssen.

Wie Trinkgeld auf Rechnung ausweisen?

Damit Trinkgeldzahlungen zuverlässig als Betriebsausgabe anerkannt werden, sind diese nachzuweisen. Dies kann grundsätzlich auf zwei Wegen erfolgen: Entweder der Empfänger quittiert das Trinkgeld auf dem Beleg oder der Trinkgeldgeber erstellt einen Eigenbeleg.

Wie werden erhaltene Trinkgelder verbucht?

Erhält der Chef (Unternehmer) ein Trinkgeld, handelt es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme des Unternehmens. Dieses ist als betrieblicher Erlös zu verbuchen und grundsätzlich auch der Umsatzsteuer zu unterwerfen (Erhöhung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage).