Bewirtungsaufwendungen: 9 Typische Fehler und wie Sie es besser machen

Bewirtungsaufwendungen kommen in nahezu jeder Buchführung vor; jeder Buchführungs-Praktiker sieht sich regelmäßig der Herausforderung gegenüber, diese Aufwendungen steuerlich korrekt und betriebsprüfungssicher zu verbuchen. Bei diesen Geschäftsvorfällen werden in der Praxis regelmäßig typische Fehler gemacht. Der folgende Ratgeber gibt bewährte Praxis-Tipps, wie Sie Bewirtungsaufwendungen sicher behandeln und eben diese Fehler vermeiden.

Dann wird sich bei Ihnen der nächste Betriebsprüfer bei den Bewirtungsaufwendungen die Zähne ausbeißen und Sie werden zufrieden ins nächste Geschäftsessen beißen.

Bewirtung Geschäftspartner: Keine Angaben über Teilnehmer

Der für Bewirtungskosten relevante Paragraph im Einkommensteuerrecht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) schreibt vor, dass für einer steuerliche Anerkennung der Betriebsausgaben für Geschäftsessen u.a. die Namen der Teilnehmer aufgeführt werden. Oft wird dies vergessen, sodass dann ein entscheidender Nachweis im Rahmen der Bewirtungsaufwendungen fehlt und der steuerliche Abzug der Kosten sehr sicher verwehrt wird.

Um die Vorgaben sicher zu erfüllen, empfiehlt es sich, die ausgeschriebenen Namen ohne Abkürzungen zu dokumentieren. Anschriften der Teilnehmer brauchen explizit nicht hinzugefügt werden.

Wenn die Einzelauflistung der Namen nicht möglich und zumutbar ist (z. B. bei einem Tag der offenen Türe mit vielen bewirteten Besuchern), kann eine Sammelbezeichnung erfolgen.

Praxistipp

Verwenden Sie in Ihrem Prozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen einen eigenen Bewirtungsbeleg, der die Angaben der Teilnehmernamen zwingend abfragt. Wenn Sie es so regeln, dass ohne Bewirtungsbeleg keine Erstattung der Kosten und Verbuchung der Aufwendungen erfolgt, haben Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass in ausnahmslos allen Fällen die erforderlichen Namensangaben vorliegen.

Bewirtungskosten buchen: Vorsteuer nicht vollumfänglich berücksichtigt

In der Regel fällt für die Bewirtung von Geschäftspartnern Umsatzsteuer an, die auf der (hoffentlich ordnungsgemäßen) Rechnung des Restaurants ausgewiesen wird. Nun sind nach dem Steuergesetz lediglich 70 % der Aufwendungen abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), was zur Folge hat, dass 30 % der Aufwendungen steuerlich als nicht abziehbare Betriebsausgaben (gewinnerhöhend) zu behandeln sind.

Dies betrifft allerdings nur die (Netto-) Bewirtungskosten und explizit nicht den Umsatzsteueranteil (siehe hierzu § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Leider wird dies in der Praxis häufig falsch gemacht und der 30-Prozent-Anteil wird auch auf die Vorsteuer angewendet. Schade, denn damit wird bares Steuergeld verschwendet.

Praxistipp

Nutzen Sie bei der Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen individuelle Buchungsschlüssel. Diese können den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungsaufwendungen (30 %) und die volle Vorsteuer zuverlässig verbuchen. Durch diese Automatisation ist der Willkür ein Riegel vorgeschoben und die Aufwendungen (und Umsatzsteuer) werden stets korrekt verbucht. Und schneller geht es zudem!

Bewirtungskosten: Trinkgeld auf andere Konten buchen

Trinkgeld kommt bei Geschäftsessen regelmäßig vor. Verständlicherweise will der zahlende Unternehmer zusätzlich zu den Bewirtungskosten das Trinkgeld als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. In der Regel spricht da auch nichts dagegen: Bei einer geschäftlichen Bewirtung ist die Trinkgeldzahlung durch den Betrieb veranlasst – anders als bei einem privaten Anlass für eine Bewirtung.

Das gezahlte Trinkgeld kann also durchaus seinen Weg in die unternehmerische Buchführung finden; allerdings wartet hier bei der Verbuchung eine Fehlerquelle. Da das Zusatzentgelt für den (angestellten) Kellner nicht der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer unterliegt, wird es gerne getrennt von den vorsteuerbehafteten Bewirtungskosten auf anderen Konten verbucht (z.B. „sonstige betriebliche Aufwendungen“; SKR 03: 4900; SKR 04: 6300).

Und genau hier liegt der Fehler. Die Trinkgeldzahlungen gehören zu den Bewirtungsaufwendungen und dürfen steuerlich, unabhängig ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht, nur zu 70 % als Betriebsausgabe angesetzt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die separate Verbuchung bewirkt mit ziemlicher Sicherheit, dass nur bei den tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen („Bewirtungskosten“: SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640) der 30%-Anteil an nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erfasst und gebucht wird.

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Somit wären die separat gebuchten Trinkgeldzahlungen fälschlicherweise nicht dem 30-prozentigemn Abzugsverbot unterworfen, was einen Betriebsprüfer definitiv nicht gefallen wird.

Praxistipp

Buchen Sie die Trinkgeldzahlungen bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen auf das vorgesehene Konto für Bewirtungskosten (SKR 03: 4650 und SKR 04: 6640). Wenn Sie die Vorsteuer mit einem Steuerschlüssel buchen, trennen Sie vorsteuerfreie Trinkgeldzahlungen und vorsteuerbehaftete Bewirtungsaufwendungen in separate Buchungssätze auf. Gleiches gilt, wenn Sie für die Verbuchung spezielle Buchungsschlüssel verwenden, die den nicht abziehbaren Anteil der Bewirtungskosten automatisiert verbucht.

Abzugsfähige Bewirtungskosten: Bogen überspannen

Bei der Frage nach der Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten macht es sich das Steuerrecht sehr einfach. Es legt im § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG fest, dass nur die Kosten angesetzt werden können, die „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind„. Beamtlicher hätte man es nicht ausdrücken können.

Offen bleibt dabei, was als „angemessen“ angesehen wird; dazu äußert sich das Steuerrecht nämlich explizit nicht. Die Frage der Angemessenheit ist nach den „Umständen des Einzelfalls„, nach der „allgemeinen Verkehrsauffassung“ und nach den „Branchenverhältnissen“ zu beurteilen.

Wie so oft ist der Übergang zwischen angemessenen Bewirtungsaufwendungen und nicht angemessenen Aufwendungen nicht trennscharf, sondern eher fließend. Und zudem ist die Beurteilung der Angemessenheit von der subjektiven Einschätzung von Finanzbeamten abhängig.

Das darf allerdings kein Freibrief sein, den subjektiven Ermessensspielraum der Beamtenschaft ungebremst auszureizen. Machen Sie daher nicht den Fehler und glauben, die Angemessenheitsgrenze für Bewirtungskosten gilt nur für geldumsichwerfende Großkonzerne. Auch kleinere Unternehmen oder Handwerksbetriebe können bei Bewirtungsaufwendungen den Ausgabe-Bogen überspannen und somit die vollumfängliche Aberkennung durch das Finanzamt verursachen.

Praxistipp

Legen Sie unternehmensintern eine Obergrenze für zulässige Bewirtungskosten pro Person fest. Wo die Grenze liegen muss, damit jeder Finanzbeamte die Aufwendungen als angemessen ansieht, kann leider nicht vorgegeben werden. Die Grenze hängt von den Einzelfällen, der Verkehrsauffassung und den Branchenverhältnissen ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und fragen ihn nach seinen Erfahrungen. Im Zweifel können Sie sich an der Obergrenze für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Mitarbeiter orientieren und haben damit eine schlüssige Begründung für die Angemessenheit der Aufwendungen.

Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten

Damit Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, sind Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG) zu erfüllen. Diese bestehen in der Angabe von:

• Ort,
• Tag,
• Teilnehmer,
• Anlass und
• Höhe

der Aufwendungen. In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmer und bewirtende (leitende) Mitarbeiter diese Voraussetzungen zur Anerkennung der Bewirtungskosten nicht kennen oder ihnen der Zusatzaufwand zur Dokumentation der Angaben zuwider ist.

Die Folge ist, dass die entsprechenden Belege blanko in den Buchhaltungsabteilungen landen und dort – sofern kein Veto des Buchhalters kommt – wie eine normale Eingangsrechnung verbucht werden. Es liegt auf der Hand, dass ein betriebsprüfender Finanzbeamte in diesem Fall – wenn ein Blanko-Beleg in seiner Stichprobe enthalten ist – die Ärmel hochkrempelt und genauer hinsehen wird.

Praxistipp

Definieren Sie einen klaren Unternehmensprozess zur Abrechnung von Bewirtungsaufwendungen, damit ein Beleg erst dann zur Verbuchung gelangen kann, wenn alle steuerlich notwendigen Angaben erfolgt sind. Dies kann beispielsweise durch die Einführung eines (digitalen) Bewirtungsbelegs erfolgen.

Aufmerksamkeiten oder Bewirtung: Keine Unterscheidung machen

Bewirten Sie einen Kunden in einem Restaurant oder im Büro mit einem gelieferten Mittagessen, liegt eine geschäftliche Bewirtung vor. Bewirten Sie hingegen den Kunden mit Erfrischungsgetränken, Kaffee und Gebäck, liegt eine Aufmerksamkeit vor. Der entscheidende Unterschied: Aufmerksamkeiten sind unbeschränkt als Betriebsausgabe abziehbar, Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 %!

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Trennen Sie daher scharf zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungen. Diese Trennlinie kann relativ einfach gezogen werden, auch wenn die Frage knifflig ist, ob belegte Semmeln nun als Aufmerksamkeit oder Bewirtung gelten. Die Auflösung der Frage und weitere Beispielsfälle finden Sie hier.

Praxistipp

Geben Sie Ihrer Buchhaltung klare Vorgaben, wie die unterschiedlichen Fälle zu behandeln sind. Die Aufzählung von praktischen Beispielen deckt sicherlich 80-90 % der Anwendungsfälle ab und gewährleistet, dass keine Betriebsausgaben hergeschenkt werden, indem sie unnötig als Bewirtungsaufwendungen behandelt werden.

Anzahl der Hauptgänge stimmt nicht mit Anzahl der bewirteten Personen überein

Wenn die Anzahl der verzehrten Hauptgänge bei einem Geschäftsessen nicht mit der Anzahl der bewirteten Personen (Namen sind aufzuzeichnen) übereinstimmt, wird es hochgezogene Augenbrauen bei Prüfern geben. Dieser Check ist bei den Stichproben der Betriebsprüfer eine beliebte weil schnell durchführbare Plausibilitätsprüfung.

Achten Sie daher auf plausible Angaben auf den Restaurant- oder Bewirtungsbelegen. Sollte es einen guten Grund für ein Missverhältnis zwischen Personenzahl und Zahl an Hauptgerichten oder Getränken geben („Herr Müller hatte keinen Hunger“), vermerken Sie dies bei der internen Dokumentation. So können Sie den hochgezogenen Augenbrauen etwas entgegensetzen und zu deren Senkung beitragen.

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Bauen Sie diese Art des Plausibilitätschecks in Ihren Abrechnungsprozess für Bewirtungsaufwendungen ein. So können Sie wirksam Ungereimtheiten bei späteren Betriebsprüfungen aus dem Weg gehen und mit einer sauberen Dokumentation alle Zweifel aus dem Weg räumen.

Anlass der Bewirtung: keine Unterscheidung treffen

Ein teurer Fehler ist es, keinen Unterschied zwischen den verschiedenen Anlässen der Bewirtung zu machen. Wenn eine Mitarbeiterbewirtung, ein Geschäftsessen mit Kunden und eine Bewirtung bei privaten Feiern einheitlich in der betrieblichen Buchführung als Bewirtungskosten verbucht werden, sind zwei mögliche Fehler in diesem Zusammenhang gemacht worden.

Private Feiern sind Kosten der privaten Lebensführung (privater Anlass) und daher nicht als Betriebsausgabe (§ 12 Nr. 1 EStG) ansetzbar. Bewirtungen von Mitarbeitern fallen im Regelfall unter einen betrieblichen Anlass und sind aus Sicht des Unternehmens ohne Abzugsbeschränkungen als Betriebsausgabe zu  verbuchen. Bei einem geschäftlichen Anlass (Geschäftsessen mit Kunden) sind die Aufwendungen zwar als Betriebsausgabe abziehbar – allerdings nur in Höhe von 70 %.

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Praxistipp

Prüfen und Dokumentieren Sie vor jeder Verbuchung von Bewirtungsaufwendungen den Anlass der Bewirtung. Ob privater, betrieblicher oder geschäftlicher Anlass; in jedem Fall ist die buchhalterische Erfassung unterschiedlich. Eine saubere Prüfung des Anlasses wird also ein richtiges Abbiegen in der Buchhaltung fördern.

Lesbarkeit der Bewirtungsbelege

Restaurant- und Bewirtungsbelge werden heutzutage leider immer noch auf Thermopapier gedruckt. Das mag für die Wirte und Restaurantbesitzer zwar einfach und schnell gehen – für die (langfristige) Aufbewahrung der Belege in der Buchhaltung ist es jedoch ein Graus. Thermeische Veränderungen – und hier reicht eine Sonneneinstrahlung – führen auf den Belegen dazu, dass die aufgedruckten Daten stellenweise oder vollständig unlesbar werden.

Wir alle haben schon solche unbeabsichtigten, geschwärtzen Belege in den Händen gehabt. Den Prüfern ist es im Ernstfall egal, dass Sie sich über die schlechte Qualität und Anfälligkeit des Themopapier-Belegs beschwerden. Sie sind in der Plficht, Ihre Beleg so aufzubewahren, dass sie dauhaft lesbar sind.

Folglich ist es unumgänglich, die Belege im ersten Schritt mit Vorsicht zu behandeln und im zweiten Schritt so zu archivieren, dass eine spätere – auch Jahre spätere – Lesbarkeit gewährleistet ist.

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Wenn Sie noch papierbehaftet in der Buchhaltung unterwegs sind, kopieren Sie jeden Themopapier-Beleg. Das gewährleistet eine spätere Lesbarkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit. Bei digitalen Buchführungen wird der Beleg ohnehin durch einen Scanner laufen, was ohnehin die revisionssichere Archivierung sicherstellt – wenn die richtige Software zum Buchführungssoftware kommt.

Zusammenfassung

Die Chance, bei Bewirtungsaufwendungen etwas falsch zu machen ist relativ groß. Es gibt verschiedene Anlässe der Bewirtung zu beachten, steuerliche Nachweis- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, Nebenkosten und Vorsteuer korrekt zu behandeln und beamtische Plausibilitätsprüfungen zu bestehen.

Wenn Sie die Anforderungen kennen und die praktischen Tipps zu Vermeidung der typischen Fehler übernehmen, werden Sie zukünftig zu den Wenigen gehören, die sich bezüglich der Bewirtungsaufwendungen bei der nächsten Betriebsprüfung keine Sorgen machen brauchen. Das gesparte Geld können Sie sinnvoll in weitere, rechtssichere Bewirtungen investieren. Mahlzeit!